La dématérialisation RH est un processus qui a suscité des nombreux doutes dans tous les domaines de la société. Aujourd’hui, elle semble être une étape incontournable pour l’avenir toute entreprise.
La dématérialisation des processus RH est une étape qui contribue à la gestion électronique des documents (GED). C’est l’ensemble des projets visant à transformer les flux documentaires papier entrants en flux électroniques. Cet ensemble de processus allège et automatise toutes les tâches administratives d’une entreprise. Cela permet de gagner énormément de temps et par conséquent en productivité. Les données confidentielles de l’entreprise bénéficieront également d’une protection renforcée.
Bien que la dématérialisation des documents RH bouleverse complètement la gestion des ressources humaines, elle représente une évolution nécessaire pour répondre positivement à tous les sollicitations des services des ressources humaines et des salariés. Pour un dématérialisation de RH réussie, il faut impérativement suivre les étapes de la GED.
Faire une anticipation de la transition numérique
Afin de réaliser la transformation des flux documentaire de l’entreprise en flux électroniques, il faut absolument effectuer au préalable une étude prospective. Celle-ci permettra de mesurer les différents changements qui entreront en jeu et d’évaluer les conséquences de chacun différents eux. Pour l’anticipation, il faudra
Évaluer et analyser le futur environnement et les conditions de travail du collaborateur, afin de garantir une bonne ergonomie.
Établir un ensemble d’étapes clairs et précises pour réaliser cette dématérialisation.
Ø S’assurer du bon déroulement du projet entre tous les départements internes.
Faire l’audit de la normalisation des ressources documentaires
La réalisation de l’étape de la GED RH s’articule autour de différentes taches pour la normalisation des documents. En effet, la construction d’une gestion de fonds documentaires informatisé est une action importante pour toute entreprise. Différentes étapes contribuent à cet établissement.
§ Le typage, permettra d’affréter une identification (titre, catégorie, etc.) à chaque document.
§ L’actualisation du fonds documentaire, contribuera à informatiser chaque fonds éditorial et à mettre en place un accès facile à toute information protégée.
§ L’établissement d’un plan de classement de gestion de l’information.
Respecter le cycle de vie documentaire
Le processus de gestion des documents et sa transformation sont soumis à des normes spécifiques. En effet, la durée de conservation d’un document est un facteur important. Celle-ci peut variée de seulement quelques mois à 90 ans. Ainsi, il faudra se renseigner sur les détails législatifs de chaque document afin de connaître sa durée de conservation.
La suspension de la cohabitation des flux documentaires et électroniques
L’idée de cette étape de dématérialisation documents RH consiste à sensibiliser et à former les collaborateurs pour une adaptation à la transformation. Cela permettra d’obtenir des résultats rapides et effectifs. Il faudra également mettre fin à la cohabitation entre les flux documentaires et électroniques. Par ailleurs, le papier pourra toujours être utiles dans les situations exceptionnelles.
Comprendre l’intégralité de la chaîne logistique
La chaîne logistique dispose de quelques enjeux qui sont fondamentaux dans l’étape de la GED RH, comme la politique de numérisation de l’historique. Diverses solutions sont disponibles pour son traitement, à savoir :
- La gestion de la stratégie de numérisation en interne
- Appliquer en externe la politique de numérisation
- La conversion du stockage au format électronique grâce à un système d’unités mobiles de numérisation. Cela peut se réaliser au sein de l’entreprise ou en externe.
